No sé tu buzón, pero a mi buzón de correo electrónico no entran menos de 200 nuevos mensajes diarios. Es "un no parar", como dicen ahora los jóvenes, y esto me provoca algo de estrés.

Comentado con otros compañeros de profesión (y algunos con quienes no compartimos carrera profesional), todos llegamos a la misma conclusión: el exceso de correo electrónico provoca estrés. Ahora, no obstante, ya tenemos la certeza médica de ello.

Y es que el profesor de psicología organizacional de la Universidad de Manchester, Cary Cooper, certifica que "la sobrecarga de correo electrónico está provocando que la gente se ponga enferma" en su último estudio, el cual lleva por título "Carga de e-mail, estrés por sobrecarga de trabajo, y la carga deseada de correo electrónico: una aproximación cibernética".

En dicha investigación, el profesor concluye que existe una correlación entre una alta carga en mensajes entrantes en el buzón de correo, y el estrés producido por el trabajo, de forma que cuantos más mensajes tengamos, mayor será el nivel de estrés.

Un problema añadido, según él mismo es que "no existen buenas guías sobre cuál es la mejor forma de gestionar el correo electrónico, y sobre las cosas que no tenemos que hacer con él", lo cual acaba llevando indefectiblemente a un incremento del volumen de nuestro buzón de entrada.

Soluciones para lidiar con un buzón de correo lleno

Si nos quejamos de que hay que dedicarle tiempo para limpiarlo, tendremos que tragar saliva y hacernos a la idea de que no hay otra opción. Metodología y tomarnos un rato cada día indefectiblemente para limpiar nuestro buzón, responder a los mensajes importantes, y eliminar lo que no nos interese, es algo que no podemos obviar, pero hay que hacerlo con base diaria, inflexiblemente, convertirlo en una rutina.

Otra cosa es pensar bien cada e-mail que enviamos, ya que es probable que este genere una respuesta, y una respuesta equivaldrá a un nuevo mensaje en nuestro buzón. Enviemos tan solo aquello que sea estrictamente necesario.

Igualmente, vigilar a quien ponemos en copia (campo CC), ya que los mails cruzados con grupos suelen acarrear múltiples respuestas que pueden llegar a llenar bastante nuestro buzón sin aportar nada o poco a cambio.

En la medida de lo posible, pasar conversaciones fuera del e-mail. Para proyectos profesionales, contamos con softwares de colaboración que incluyen herramientas de mensajería internas y chats.

Utilizar los filtros, que nos permiten derivar mails como listas de distribución (newsletters) o mensajes de mucha menor importancia a carpetas que podemos consultar en otros momentos, nos ayudarán a mantener el buzón de entrada a raya. Estos filtros deben configurarse.

En el caso de que seamos los responsables de un departamento o empresa, deberemos tener en cuenta el derecho al descanso digital de nuestros trabajadores; en España, el título X de Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD), garantiza lo que se ha dado en llamar el "derecho de desconexión digital", por el cual un trabajador no tiene ninguna obligación de responder a los mensajes que le envía su jefe u otro compañero fuera del horario laboral.

Una costumbre muy difundida por nuestras lares es la de mandar un mensaje de correo al acabar la jornada indicando que hay cierto trabajo para mañana. Y aunque se aclare que no hay que hacer nada hasta el día siguiente, en el trabajador ya se crea un cierto estrés.

Peor todavía es mandar uno de estos mensajes el viernes por la noche, aunque en el texto se mencione explícitamente que el trabajo sólo debe retomarse el lunes por la mañana. La mente del trabajador no desconectará y ello, además, afectará negativamente a su productividad.

Obviamente, huelga decir que mandar un mensaje de, por ejemplo, WhatsApp, solamente indicando que "te he enviado un mail sobre el trabajo, pero tranquilo, que sólo es para el lunes", queda terminantemente prohibido aunque se le añada el emoticono de una carita sonriente.